ドキュメントライブラリとは？ ― ファイルに“目印”をつけられる倉庫の話

SharePointと聞くと、チームで共有できる「ファイル置き場」というイメージが強いと思います。

私も最初は、ExcelやPDFをアップロードして共有するための“クラウド倉庫”だと感じていました。

でも実は、SharePointの倉庫には、ちょっとした“整理の仕組み”があるんです。

ファイルに「札」や「ラベル」をつけて、あとで探しやすくできる。

そんな機能を持っているのが「ドキュメントライブラリ」です。

🗂️ファイルに“目印”をつけるとは？

たとえば、部署の資料フォルダの中に

「2025年度」「第1チーム」「提出済み」などのラベル分類ができると便利ですよね。

SharePointでは、ファイルにそうした”目印（列）”を設定できます。

これを使えば、フォルダを何階層も掘らなくても、

「年度＝2025」だけを一瞬で表示できます。

フォルダ分けではなく、“ラベルで整理できる倉庫”

それがドキュメントライブラリの考え方です。

💡フォルダとドキュメントライブラリの違い

比較項目	フォルダ	ドキュメントライブラリ
管理方法	フォルダを掘り下げて分類	ファイルにラベルを付けて分類
探し方	階層を開く	条件で絞り込み
メリット	直感的に使える	沢山のファイルを整理しやすい
デメリット	階層が深くなりやすい	仕組みを最初に作る必要あり

※前章の図解も参照ください

どちらが良い悪いではなく、

「フォルダで整理しきれなくなったら、ラベルで整理できる方法もある」

くらいに知っておくと、仕事の幅が広がります。

🧭気づいたきっかけ

私自身がこの機能に気づいたのは、部署のポータルサイトを作っていたときでした。

記事をサイト上のカテゴリごとに表示させるために、

「分類」用の列をライブラリに追加したのがきっかけです。

“ファイルを置くだけ”だった場所に、

“ちょっとしたルールをつける”だけで整理がぐっと楽になる。

「こんな使い方もあるんだ」と知識の幅が増えた瞬間でした。

🪄こんなこともできる

ドキュメントライブラリは、クラウド上のファイル倉庫。

でも、ファイルに目印をつけて整理できる倉庫だと覚えておくと、

「あ、こんな使い方もあるんだ」と感じてもらえると思います。

詳しい設定や高度な使い方よりも、“仕組みの入り口”を知っておくだけで
今後の構造理解のきっかけになると思います。

次回は、その「目印をつける」という考え方が

ファイルではなく“データ”を扱う場合――

つまり「リスト」になるとどう変わるのかを見ていきます。