私がSharePointという名前をはっきり意識したのは、
会社でTeamsの運用が始まった頃でした。
全社でTeamsが導入され、その半年後には、社内のコミュニケーションは
「チャットが基本」という方針に変わりました。
（実際は半年では、目標達成はまだまだ難しいようですが、、、）
「じゃあ、このTeamsって何ができるんだろう？」と調べていくうちに、
その裏側で動いている“倉庫”のような存在がSharePointだと知ったんです。
でも、ほとんどの人はおそらく、
何の意識もなくSharePointを使っているんじゃないでしょうか。
Teamsしか使っていないつもりなのに、
知らないうちに“SharePointのサイト”でファイルを見ていた💦
なんてことありませんか？
（そのことすら意識していないかも知れませんが、、、）
つまり、「使ってるつもりはなかったけど、実は使ってる」、
それがSharePointなんです（笑）
このTeamsとSharePointの仕組みについては、以前こちらの記事で詳しく書きました👇
👉️Teamsに入ってないとSharePointが見えない仕組みの話
つまり、意識していないうちに登場しているのが、まさにSharePointの特徴。
しかも現場では、「これって何？」とすら思わないまま、
“なんか違うけどそういうもん”として受け止められている
ことも多いのが正直なところです。
難しそうだからあえて深く考えない、
導入側の説明もあまりなく、「とりあえずやって！」という空気。
だから、使ってはいるけど、何を使ってるかよく分からないまま💧
この記事では、そんなSharePointって何ができるの？をざっくり総まとめ。
「名前だけ聞いたことある」「ファイルの置き場でしょ？」という方にも、
その意外な広がりと可能性を、やさしくお届けします。
SharePointってどんなもの？
一言で言えば、チームで使う「クラウドの土台」のようなもの。
実はファイルの共有だけでなく、情報管理、予定表、ポータルサイトまで。
Microsoft 365の裏側で、かなりの働きをしているようです。
🖼️ SharePointでできることをまとめた図がこちら！👇
では、それぞれもう少し見てみましょう👇
ファイルの“置き場”として使うSharePoint
一番多い使い方は、「ファイル共有の倉庫」としてだと思います。
- Teamsのチャネルにファイルをアップロード
- 実はその時、SharePointに保存されている
- チャネルごとに自動でフォルダが作られる
OneDriveは個人用、SharePointはチーム用
この違いを意識するだけでも、ファイルの迷子がぐっと減りました。
「部署ポータル」もSharePointで作れる
私が「これ便利かも…」と気づいたのは、部署用の社内サイトが作れること。
- 最新のお知らせを投稿できる「ニュース」
- よく使う資料へのリンク集
- スケジュールカレンダーの表示
- チームルールや連絡先一覧を一元管理
ちょっとした「部署のホームページ」のように使えるんです。
私は部署用のサイトを立ち上げて、
情報が流れず、迷子にならないしくみを整えました。
リスト・カレンダー管理にも使える
SharePointの「リスト」という機能も実はかなり便利です。
Excelのような見た目だけど、クラウドで管理できる一覧表として活用できます。
- 連絡先一覧、スケジュール一覧など
- 絞り込み・検索・並べ替えが簡単
- 表示ビューを「カレンダー形式」に切り替えることも可
これも、部署で使っている予定表をリストで管理し、
「いつ、何を、誰が」という情報がすぐ見えるようにしています。
Power Appsと連携して“アプリ化”も
リストをさらに発展させて、Power Appsと連携すると“見る専用アプリ”にもなります。
私は、SharePointリストで作った連絡先一覧をPower Appsと連携し、
スマホやブラウザで見やすい形に整えて、連絡先検索アプリを作ってみました。
スマホやPCで名前を入力すれば
連絡先や社員番号等の情報を一括で検索できるので、意外と便利なんです😊
本格的なアプリ開発というよりは、「見やすくする工夫」くらいの感覚ですが、
SharePoint＋Power Appsの組み合わせで、こういうこともできるんだ！と
私でもできたことが嬉しく思いました。
SharePointは“クラウドの土台”
最初は「ファイルの置き場」としか思っていなかったSharePoint。
今では、仕事のインフラ（基盤）になっています。
- 探しやすく、見やすい情報整理
- ファイル共有の効率化
- 小さな業務のしくみ化と省力化
つまり”クラウドの土台”だったのです。
もちろん、最初から（もちろん今でも）全てできているわけではありません。
「あれ？これってSharePointで何とかできないかな？」と、
ちょっとずつ“できること”を広げて、基盤整理をしているところです。
今後は、部署ポータル、リスト活用、Power Apps連携などについても、
別記事で順番に詳しく紹介していきますね。
