SharePointで部署ポータルを立ち上げてから約4か月。
最初は「情報が見えない」「探しにくい」という課題から始めましたが、
運用していくうちに“情報をどう届けるか”という根の深いテーマにたどり着きました。
今回は、試行錯誤を重ねた4か月の記録を振り返ります。
Before：最初のサイト構成
最初は簡単なカレンダーと「お知らせ」と「ニュース投稿」を中心にした、
“情報を置くための場”でした。
しかし記事が増えるにつれ、わかりにくいのではないか？
と自問自答をしていましたが、当時は“とりあえず置く”
”とりあえず作る”ことが最優先としていました。
After：視認性を意識した再構成
4か月後の今では、サイト構成を全面的に見直しました。
- トップに「部署トピックス」ブロックを配置
- カレンダーアプリで締切やイベントを見える化
- 部署独自の教育・好事例を前面に配置
- 記事カテゴリで自動整理し、手動更新を減らす
見やすさ、わかりやすさを目的としたサイトデザインへと変化させました。
もし自分のDX実践をブログで発信したい方は、こちらから始めるのがおすすめ👇
私もこのブログは ConoHa WING で運用しています。
試行錯誤の4か月
✔情報が見えない問題に向き合う
最初の課題は「見えない情報」でした。
しかし実際には、“情報を必要としていない人が多い”という現実も。
SharePoint自体の存在を知らない人も多く、ITリテラシーの差が大きいと感じました。
それでも、
- 締切専用のカレンダーアプリを作成し
- 記事検索をカテゴリで整理
少しずつ“探しやすい環境”を整えてきました。
✔投稿更新の負担を分散
当初はすべて自分で記事を書いていましたが、更新負担が大きくなりました。
現在は：
- AIに記事の要約を任せる
- 私はデザインと構成に集中
- 後輩が本文執筆を担当
さらに、記事カテゴリで表示位置を自動制御。
これにより、「チームで運用できるサイト」に進化させました。
✔カレンダーアプリと連絡先検索アプリ
SharePointリストとPower Appsを組み合わせて、
- 締切やイベントを一覧で可視化
- 名前からすぐに検索できる連絡先アプリを作成
「締切いつだっけ？」といった日常のストレスを減らすことを目標としました。
✔見栄えを整え、部署の“顔”を作る
単に情報をまとめるだけではなく、部署の特色を出す方向へ。
- トップに部署活動・教育記事を配置
- 中央にカレンダー、下部に全社情報
- 色・カード・レイアウトで視線の流れを設計
「見てもらうための工夫」がようやく形になってきました。
気づいたこと
- 情報は“置くだけ”では意味がない。使ってもらって初めて価値が生まれる。
- 使ってもらうためには、認知して貰う必要がある。
- 認知してもらうには、発信力のある人の協力も必要である。
- 一人で抱え込むより、チームで回す方が続けやすい。
- 既設のSharePoint環境だけでも、ここまでなんとかできる。
これって普通にブログをやるのと同じような気付きや壁に当たっているように思いました(-_-;)
これからの課題
情報を見てもらう“文化”を育てること。
ITリテラシーの差を埋めるには時間がかかりますが、
見てもらう仕掛け（通知・リンク・習慣づけ・強力な協力者）を少しずつ試していこうと思います。
最近はメールの署名に部署サイトのリンクを付けるようにしました。
地道な周知活動が必要だと日々実感しています。
与えられた環境の中で工夫を重ねることは、業務効率化につながると信じています。
💬 次回は、この部署ポータルの構成や実際の使い方について、私の設計メモをもとに詳しく紹介します。
