【社内DX事例】SharePointで「部署ポータル」を自作！情報の見える化を実現した構成と作り方
見えない情報に困っていた
社内には一応「ポータル」はあるけれど…
- 記事がどんどん流れていく
- 締切情報がどんどん埋もれる
- スマホで見られない
「大事な情報ほど見えにくい」状態にモヤモヤしてました
そんな中で、“見える化したい”という思いが芽生え、色々手段を考えていました
Teams導入からSharePointへ：ツールの発見と気づき
2025年2月、全社的にMicrosoft Teamsの運用がスタート
その過程で「SharePointって何？」と調べていく中で、
サイトが作れることに気づいたのでした
ただし、社内システムの制御上、凝ったホームページのようなものは無理と判明･･･💧
とりあえず作ってみた：ニュース投稿の一歩目
最初は「とりあえずやってみよう」の精神で、ニュース投稿を開始！
内容は、締切や共有事項などシンプルなものから取り組みました
目的は「情報がすぐ目につく場所にある」状態にしたいということ
社内ポータルでは「メール → ポータルサイト記事 → 別途社内サーバー参照」という流れで、記事内ファイルを開くと結局ローカルにダウンロードされる仕様
これがすごく面倒だし、気づかぬうちにPCがファイルだらけになるのも気になっていて…
SharePointの強み：スマホで“すぐ見られる”という価値
ここで気づいた大きな利点：SharePointのサイトは社用スマホから閲覧できる！
社内ポータルはスマホ非対応、だからこそ出先でも確認できることが大きな強み
「休憩時間にちょっと見たい」「あのファイルの内容を気軽に確認したい」が実現！！
スマホでもパソコンでも同じように見える＝情報が常に見える状態を実現しました
ある程度投稿が溜まってきたので、サイトの見栄えを整える
凝ったサイトは作れないけれども、「HOME」機能を使ってトップページを構成
カレンダー、締切、ニュース、連絡先を整理して配置してみました
“見える化”のために意識したこと…必要な情報に目が留まる配置
一目で「今やるべきこと」がわかるレイアウトを目標
実際に同じ情報が、PCとスマホでどんなふうに見えるのかをまとめた図がこちらです👇
これだけ視認性が高いと、「ちょっと見たい」「すぐ確認したい」が可能になります。
こうやってスマホでもしっかり見えるのが、SharePointのいいところです。
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私もこのブログは ConoHa WING で運用しています。（PR）
今感じている課題とこれからの工夫
投稿更新に時間を取られてしまう問題
誰かに「便利ですね！」と言ってもらえるまでは、手応えがなくてつらいこともあるし
「せっかく作っても誰にも見られてないかも？」という不安もあったり、、、
サイト運営はまだ業務として認知されていない中で、主業務の合間を縫って記事を書くのもかなりの負担です
でも、それでも私はひとまず続けてみようと思います
自分が「これは必要・便利」と思って始めたことだからです
少しずつ見える効果を増やして、業務効率化につなげていこうと思います
”見える化”が職場を変える、トランスフォーメーション
小さな改善が、大きな変化につながることがあります。
情報が“見える”ようになると、動き出すのは人と空気感。
私の作った小さなサイトも、そのきっかけのひとつになればいいなぁと思い
とりあえず続けていきます
成果を別の投稿でお知らせできるようにします😀
