ポータル閲覧率UP！PowerAutomate×HTMLメールで定期通知を自動化【SharePoint奮闘記#2】
部署ポータルを作ったのに、なかなか見てもらえない…
部署ポータルを作ったのに、なかなか見てもらえない…。
そんな悩みを解決するために、
Power Automate を使った HTML メールの定期通知 に挑戦しました。
この記事では、
- SharePoint 部署ポータルの閲覧率を上げる方法
- Power Automateで定期メールを自動送信する流れ
- Outlook（Classic）でも崩れないHTMLメール作成のコツ
- AIと一緒に自動化フローを作ったリアルな体験談
をまとめています。
SharePoint部署ポータル運用9ヶ月目の課題
部署ポータルを試行錯誤しながら作り、運用を始めて9ヶ月。
最初は「とにかく情報を整理したい」という思いから、
まとめ記事を中心に作成していました。
その後、
- 一目でわかるデザインに変更
- 記事のカテゴリ分け
- 見やすさ重視の構成
など改善を重ねていきました。
しかし…
全社ポータルより見やすいはずなのに、見てもらえない😭。
ここで改めて気づきました。
「作っただけでは使われない」という現実に。
部署ポータルが使われない原因は「存在を知られていない」ことだった
薄々･･･気づいてはいました･･･💧
部署ポータルの認知度は圧倒的に低い状態でした。
SharePointという名前を説明しても伝わらない。
仕組みの説明より先に必要だったのは、サイトへの誘導でした。
案内メールを送れない理由
これまでも何度かメールで記事案内を送ったことはあります。
しかし、
- 社内メールはすでに情報過多
- 自分のメールがノイズになるのでは…
という思いから、頻繁には送れませんでした。
そこで思いついたのが、
👉 HTML装飾メールによる定期通知の自動化 です。
決まったタイミングで送ることで、
「お知らせメール」として認識してもらえるのではと考えました。
Power AutomateでHTMLメールを定期自動送信するフローを作成
Power Automateで自動化できることは知っていましたが、
実際に触るのはほぼ初めて。
とりあえず開いてみたものの…
「何をどうすればいいのかわからない！」
そこでAI（Copilot）に相談しながら進めることにしました。
AIへの指示の出し方
∞はちひこ∞
Power Automateを使って、メールを毎月1回自動で送信できるようにしたいです。 メールはHTMLで特別感を出したいです。やさしくゆっくり教えてください。
こんな風に、
- やりたいこと
- 使いたい技術
- 教え方の希望
を明確に伝えると、AIも答えやすいようです。
AIの指示とPower Automateの日本語UIが一致しない問題（奮闘①）
フロー作成で最も苦労したのは、
アクション名の翻訳問題でした。
例えば…
というやり取りのループ…。
さらに、
- AIが説明する項目が画面に存在しない
- UIがバージョン違いで一致しない
などで、かなり混乱しました😭。
最終的には、
👉 一つずつ探しながら慣れていくしかない
という結論に至りました。
これは経験値を積むしかなさそうです。
Outlook（Classic）で崩れないHTMLメール作成に苦戦（奮闘②）
HTMLメールのコード自体はAIに作ってもらえたので比較的スムーズでした。
しかし問題は…
👉 Outlook（Classic）でデザインが崩れる😭
Web版では綺麗なのに、受信するとレイアウト崩壊。
そこで、
- Copilot
- Gemini
- ChatGPT
複数のAIに相談しながら何度も修正を重ねました。
自分の理想の形にするには
👉 AIは複数でクロスチェックする
のがおすすめだと思います。
- シンプルな表組みレイアウトで作る
- サイズは数字で明確に指定
- 立体ボタンは影で代用する
💡これらは、Outlook（Classic）が少し古い仕組みで動いているので、 それに合わせた作り方をするために必要なことでした。
でも正直、自分では何をしているかあまりわかっていません😅
ただ素人でも
👉 AIに「こうしたい」と伝えて、修正を重ねれば形になる
ということがわかりました😊
私は社用デスクトップと併用で、DellのノートPCをサブとして使用しています（個人の体験談）。
処理が重めの作業でも安定して使える選択肢なら、公式ストアが比較しやすいです👇（PR）
Power Automate×HTMLメールの実装結果（社内ポータル定期通知）
AIと格闘して作った、Power Automateのフローは3日で完成しました‼️
実際に作成した自動化の仕組みがこちら👇
- 毎月1日13時に起動
Power Automateが自動的にフローを開始 - SharePointから記事取得
最新2件の記事情報を自動取得 - Outlookメール生成
取得した記事情報をHTMLメールに埋め込み - 送信リストに配信
部署メンバー全員に一斉送信
💡本番前の確認用に、1日前にテスト配信されるフローも別途作成しています。これで安心して本番を迎えられます。
社内DXにも「マーケティング」戦略が必要だった！！
社内ツールでよくあるのが、
👉 良い仕組みなのに使われない問題
どうすれば知ってもらえる？
どうすれば使ってもらえる？
素人ですが、そこまで考えて仕組み化して初めてDXになるのだと実感しました。
伝える側の工夫、それはまさに「マーケティング」戦略と同じなんだと思いました。
Power Automateは自動化だけでなく、
社内マーケティングのツールとしても非常に優秀です。
Power Automateで定期通知してわかったこと
今回やってみて感じたこと：
- 作るだけではDXにならない
- 社内ツールにもマーケティング思考が必要
- Power Automateは継続運用の味方
- AIは複数使うと精度が上がる
- 初心者でも3日で作れる。わからなくてっもAIが導いてくれる
定期メール配信後、
ポータルの閲覧数は少しだけ増えました。
まだまだ育成中ですが、
「使われる仕組み」に一歩近づいたのでは！？と信じています。
